Índice

1. Controlo interdisciplinar – o que é e por que precisamos dele?

2. Como planear um controlo interdisciplinar?

3. Vantagens e desvantagens do controlo interdisciplinar

4. Agenda e convite para reunião – o que preparar?

5. O grande dia está aí – o que fazer?

6. Após a reunião de controlo interdisciplinar

1. Controlo inderdisciplinar (CI) – o que é e por que precisamos dele?

Primeiro, vamos começar com uma breve definição. O controlo interdisciplinar pode ser definido como:

Uma revisão sistemática do resultado, a fim de garantir que todas as soluções sejam trabalhadas através de um conceito interdisciplinar consistente que possa ser usado como base para escolhas, decisões e posterior projeto detalhado do edifício.

O controlo pode ser feito por um de vários métodos: como parte de uma reunião, como um controlo de modelo BIM – seja usando um check de colisões ou outra forma de revisão – mas sempre como um controlo interdisciplinar.

Por que queremos realizar um controlo interdisciplinar?

O principal objetivo é combater os erros de projeto. A indústria da construção é uma fonte de muitos erros, e os principais erros nos edifícios têm sua origem na fase de projeto. Portanto, o objetivo dos intervenientes, que são responsáveis pela fase de projeto, deve ser minimizar o número de erros, tanto quanto possível.

Alguns países já reconheceram este desafio e implementaram algumas iniciativas, como é o caso do Programa de Custos de Construção. O objetivo do programa era identificar as fontes dos erros de projeto e descobrir como podemos melhor a situação, a fim de alcançar menos erros nos projetos.

O Programa de Custos de Construção recomenda que se estabeleça processos de verificação ao atingir algumas milestones, como no final de um estudo de viabilidade, por exemplo. Além disso, o programa identificou a gestão de versões de desenhos como ponto chave – especialmente no que diz respeito ao diálogo interdisciplinar entre as diferentes especialidades. Isto resulta na necessidade de um maior foco no processo de design interdisciplinar.

O gestor de projeto deve iniciar o Controlo interdisciplinar no final de cada fase do projeto para garantir que todos os problemas relevantes são atendidos. No caso de o projeto não ter sido suficientemente trabalhado na fase de projeto, as consequências para a execução serão significativas. A falta de estrutura e documentação do controlo interdisciplinar pode levar a erros de projeto e outros desafios interdisciplinares sendo passados para a construção.

Resumindo: faça sempre um controlo interdisciplinar antes da entrega de um projeto!

2. Como planear um controlo interdisciplinar?

O Controlo interdisciplinar deve começar logo no início de cada novo projecto, ao mesmo tempo que se estabelecem os planos para a execução do referido projecto. Como resultado das recomendações acima enumeradas, são já muitos os gabinetes de projeto que desenvolveram os seus próprios Modelos de Execução de Projetos (no caso da Multiconsults chama-se “MultiPEM”) que requer um controlo interdisciplinar (CI) no final de cada fase de qualquer projeto de conceção. Este artigo abordará como foi planeado, preparado e executado um dos CIs de um projeto de um novo infantário certificado pelo BREEAM para o município de Oslo.

A base para o estabelecimento do plano é o MultiPEM, que divide o trabalho de projeto em fases e etapas. No final de cada etapa, deve-se, além dos procedimentos de controlo interno em cada especialidade, ser alocado tempo para um Controlo interdisciplinar. O formato do controlo pode variar dependendo da fase e do estágio do projeto, mas todos os CIs devem estar visíveis nos planos do projeto desde o início.

Os CIs foram realizados nas seguintes etapas do projeto:

Passo 1 – Projeto Base 

O passo 1 não leva muito tempo / não é demorado, mas é um ponto de partida importante para o projeto. O principal objetivo desta etapa é reunir e verificar a qualidade da base do projeto que formará o ponto de partida para o processo de projeto. O Controlo interdisciplinar foi no exemplo acima feito como uma sessão “mesa redonda” numa reunião de projeto “normal”, indicada como atividade número 5 acima.

Etapas 2 e 3 – Geometria e documentação
O CI nestas etapas requer mais tempo e foco, pois o número de detalhes e soluções a serem verificados pode ser vasto. Neste caso, o controlo deve ser feito com reuniõe dedicadas durante todo o dia (conforme indicado pelos números de atividade 9 e 12 acima) com um cronograma apertado onde todas as especialidades envolvidas estavam presentes em pelo menos uma parte do dia. As reuniões giravam em torno de uma lista de verificação específica do projeto, e havia um procedimento específico em vigor para verificar os problemas após a reunião.

Um pré-requisito importante para alcançar a qualidade no CI é que os desenhos de todas as especialidades estejam 95% completos antes da reunião dedicada. Para ilustrar o ponto: no cronograma abaixo os desenhos do arquiteto (atividade número 23) estão planeados para serem concluídos até a data do CI (atividade número 9). O cronograma para o projeto deve ser estabelecido para mostrar claramente que todas as atividades que envolvem a produção de desenhos, e qualquer enriquecimento do modelo BIM, devem ser concluídas antes do referido CI.

Este plano indica, que deve ser reservado um período de tempo após a reunião para quaisquer correções ou alterações que possam ter sido necessárias como resultado do controlo interdisciplinar (como ilustrado na atividade número 24 no cronograma acima).

3. Vantagens e desvantagens do controlo interdisciplinar

Concentrar-se em questões interdisciplinares desde o início é bom, mas também é importante tranquilizar as especialidades menores em relação ao que essa abordagem realmente significará para elas. Neste projeto do infantário – por exemplo – receber uma solicitação incompleta para uma reunião durante todo o dia causou um nível de “pânico”. Na verdade, cada uma das especialidades menores só participou na reunião aproximadamente meia hora cada, e assim que o pedido de reunião foi editado para refletir isso, o “pânico” diminuiu.

É assim importante que o envolvimento de todos seja ponderado. O sinal enviado ao Cliente no que diz respeito ao foco em questões interdisciplinares ao longo do processo de design, será certamente recebido positivamente. Isso também significa que as expectativas aumentam em relação à qualidade do processo entregue.

Neste projeto em concreto, o Cliente foi convidado a participar no Controlo Interdisciplinar (CI). Isso permitiu que este observasse, mas também eles serem informados de todas as questões que não estavam suficientemente coordenadas naquele momento. Pode ter causado algum desconforto aos projetistas, mas posteriormente o cliente apreciará o esforço e a oportunidade de contribuir para o processo.

4. Agenda e convite para reunião – o que preparar?

A preparação antecipada é a chave! Isso garante que os membros necessários da equipe de projeto reservem tempo. É de extrema importância ter todos disponíveis ao mesmo tempo, a fim de verificar completamente todas as questões interdisciplinares em questão. É definitivamente uma vantagem enviar uma solicitação de reunião no início do projeto, sem / apesar de não ter um plano de execução específico para o dia, a fim de garantir que o tempo seja alocado para este evento.

Exemplo de um convite para uma reunião:

Convidando para uma revisão interdisciplinar estruturada do projeto antes da entrega. Nesta revisão, as especialidades centrais reunirão e, juntas, passarão pelos modelos umas das outras sistematicamente para descobrir quaisquer desvios que possam ser corrigidos antes da entrega.
Durante o dia, passaremos por uma lista de verificação / lista de tarefas de pontos que são importantes para ter controlo no projeto. Além disso, verificar-se-á a qualidade final da documentação que será entregue.
Para que esta revisão seja um sucesso e alcance a qualidade que desejamos, é importante que cada uma das especialidades tenha pelo menos um representante na reunião e que todas as especialidades enviem os seus modelos .ifc para compilação com antecedência.

E aqui, algumas dicas sobre os preparativos:

• Preparar a reunião com uma estrutura claramente visível. Podemos querer passar por cada parte do edifício e cada piso à vez, ou especialidade por especialidades. Ou talvez o projeto seja tão grande que seja melhor dividi-lo em áreas ou setores? Estabelecer o sistema desde o início e informar cada especialidade do sistema para que eles possam preparar-se da melhor forma possível.
• Certificar que temos as condições necessárias disponíveis; por exemplo, software (Revit, Dalux, Solibi ou Navisworks), monitores, projetores, sala para reunião, comida, etc. Certificar que tudo está preparado, para que o tempo de reunião não seja gasto em preparativos  para encontrar marcadores, fazer com que o software funcione ou outros detalhes semelhantes. Todo o tempo da reunião é valioso, e a chave para que tudo aconteça, está nos preparativos.
• A agenda da reunião deve ser baseada no sistema estabelecido para o controlo. Não é necessário que todos estejam na sala/reunião em todos os momentos. Ao projetar a agenda com cuidado, podemos reduzir significativamente o número de pessoas presentes – e a duração da participação de cada pessoa. Um planeamento cuidadoso resulta numa reunião eficiente em termos de custo e tempo no dia em questão.
• Criar uma lista de verificação de todos os problemas que não foram tratados, agrupando problemas de atas de reuniões e/ou quaisquer listas de tarefas usadas na fase de projeto. Classificar os problemas agrupadamente para que eles correspondam à agenda antes da reunião. Deixar algum espaço livre na lista de verificação para quaisquer novos problemas que possam aparecer durante a reunião.
• Executar sozinho uma reunião desta escala, pode não ser a forma mais eficiente de fazer isto. Como gestor de projetos, pode existir ajuda para alguém navegar no modelo BIM durante a reunião, fazer anotações para as atas e lista de verificação, garantir que o cronograma é cumprido e tratar alguns problemas administrativos que possam ocorrer enquanto se gere a reunião. Acreditar que se pode gerir sozinho todas estas tarefas para a reunião durante todo o tempo, provavelmente tornará a reunião menos eficiente para os participantes, que podem / terão que esperar enquanto se conclui algumas tarefas.

Exemplo de uma agenda detalhada:

Agenda da reunião

Todos participam desde o início.

09:00-09:15 Boas-vindas e revisão da ordem de trabalhos

09:15-09:20 Pontos de segurança contra incêndios (depois sai)

09:20-09:30 Pontos de Estrutura (Estrutura sai depois disso)

09:30-09:40 Pontos acústica de edifícios (Acústica de edifícios sai depois disso)

09:40-09:50 Decoração (Decoração sai depois disso)

Pausa curta (5-10 minutos para café)

10:00-10:20 Águas, esgotos e águas pluviais e pontos de arquitetura paisagística (Água, esgoto e águas pluviais e arquitetura paisagística saem depois disso)

10:20-10:30 Pontos elétricas

11:30-12:00 Pontos HVAC

12:00-12:30 Resumo da reunião e outros

Dica: Espera-se que todas as especialidades tenham realizado as suas verificações antes do controlo interdisciplinar. Eles também deveriam ter realizado uma revisão do trabalho das outras especialidades antes da reunião.

5. O grande dia está aí – o que fazer?

Os preparativos detalhados devem começar alguns dias antes da reunião. Se necessário solicitar apoio de colega e definir as tarefas que cada um deve fazer para garantir uma reunião eficiente. Este apoio não deve ser de um dos principais contribuintes para as questões interdisciplinares. É melhor alguém que esteja menos envolvido no projeto, se possível. Pode ser boa prática, alguém mais jovem, com menos experiência, para fazer as atas da reunião e prestar este apoio – dando assim a oportunidade de aprender.

Outro ponto-chave é a comunicação clara com cada uma das especialidades com antecedência, para garantir que eles têm os elementos esperados / necessários para a reunião, que entreguem a documentação necessária para revisão por outros com antecedência e que isso atinja o mais alto nível de qualidade.

Deve ser feito um último controlo de qualidade da agenda antes da reunião, pois pode haver alguns problemas de última hora que exigem a atenção de todos enquanto estamos reunidos.

Dica: Tanto os sistemas de suporte técnico quanto o café são importantes para uma reunião bem-sucedida – valerá a pena ter ambos preparados com antecedência.

Pode ser boa ideia, ter preparadas algumas vistas do modelo BIM mais complexas, antes da reunião, bem como abrir o modelo antes do início da reunião para garantir que tudo está no lugar – especialmente se a reunião for realizada em contexto diferente do habitual.

Dicas práticas para facilitar a reunião

• Com o início da reunião, passar pela agenda desta e enfatizar a importância de comentários precisos e curtos para que a reunião permaneça dentro da agenda durante todo o tempo, e o grupo seja capaz de discutir todos os assuntos e questões planeadas. Deve especificar-se que não há tempo para terminar questões de projeto ou concluir tarefas que deviam estar fechadas anteriormente. Tais atividades terão que ser executadas após a reunião.
• O papel de facilitador é um papel exigente, e este deve estar alerta em todos os momentos. Não pode dar-se ao luxo de fazer anotações sozinho, pois perderá a atenção dos participantes e, com isso, o controlo da reunião. O facilitador, deve concentrar-se em impulsionar as discussões e direcioná-las para conclusões dentro do prazo designado, garantindo que os grupos em todos os momentos se concentrem nas questões mais críticas em questão. Solicitar a quem apoio na reunião que faça estas anotações, pois isso permitirá maior contexto de cada questão ao criar posteriormente a base para a preparação das atas reunião. Este apoio deve também ficar atento à agenda/tempo em todos os momentos, e também resumir cada problema brevemente antes de se passar para o próximo. Recomenda-se que o coordenador BIM, ou outro participante da reunião seja capaz de navegar no modelo BIM (por exemplo, o arquiteto) e seja responsável por exibir o modelo 3D durante a reunião. Desta forma, o facilitador da reunião, é capaz de se concentrar nas questões em discussão em todos os momentos.

6. Após a reunião de controlo interdisciplinar

Após a reunião do CI, a primeira tarefa em mãos é criar a ata da reunião. A forma desta depende de vários fatores:

• Conseguimos marcar as tarefas concluídas?
• Será usada como uma ferramenta para identificar quaisquer tarefas não concluídas?
• A lista deve ser interativa, de modo que as próprias especialidades possam marcar as tarefas concluídas, ou o gestor de projetos deve ter o direito exclusivo de fechar as tarefas concluídas?
• A lista de verificação poderia ser criada e compartilhada por uma plataforma de colaboração?

Algumas melhores práticas recomendam atas mais “tradicionais”, onde a data, a hora e os nomes dos participantes são registados. Depois pode anexar-se uma cópia da lista de verificação específica (incluindo anotações feitas no dia) como parte do documento. Alternativamente, a lista de verificação é listada como referência na ata da reunião.

A lista de verificação
Após a reunião, deve fazer-se uma lista de verificação “limpa”, sistemática do que se tratou na reunião. A lista de verificação “limpa” deve ter, pelo menos, as seguintes propriedades:

• Numeração exclusiva de tarefas
• Descrever fatores controláveis
• Nomear uma pessoa responsável por resolver o problema
• Descrição da ação necessária
• Espaço para permitir breves comentários da pessoa responsável
• Espaço para aprovar ações como concluídas

No caso de se optar por usar o Excel para essa finalidade, a lista pode ter a seguinte aparência:

A lista de verificação editável deve ser disponibilizada a todos os participantes na plataforma de colaboração o mais rapidamente possível após a reunião, a fim de que cada pessoa responsável possa assinalar as suas tarefas à medida que são resolvidas. Assim que o prazo para concluir as tarefas tiver passado, o gestor de projetos deve passar pela lista para garantir que todos os problemas não resolvidos tenham sido resolvidos.

Dica: O formato não é importante – o importante é que se estabeleça um sistema que não possa ser mal compreendido – e que seja aquele que se encaixa no projeto.

Resumo

Como gestor de projetos, é importante realizar uma revisão sistemática dos projetos, a fim de garantir que todas as soluções sejam trabalhadas num conceito consistente interdisciplinar que possa ser usado como base para escolhas, decisões e posterior projeto detalhado para execução. A maneira como o Controlo Interdisciplinar é feito pode variar de projeto para projeto. Alguns são feitos em reuniões detalhadas, alguns controlados através de análise plantas em papel, outros baseados na análise de modelos/desenhos técnicos entre especialidades, segundo uma checklist de controlo.

Este artigo descreveu como um Controlo Interdisciplinar pode ser conduzido no formato de uma reunião detalhada.

Ao planear os CIs a serem executados num projeto, é importante:

• tornar o processo visível no cronograma do projeto desde o início
• garantir que todas as especialidades e questões relevantes sejam abordadas
• definir claramente o nível e o conteúdo de cada CI
• descrever os preparativos a efetuar com antecedência por cada participante
• comunicar claramente o nível de envolvimento esperado de cada participante

O acompanhamento e a documentação adequada do Controlo Interdisciplinar são bastante importantes para o sucesso de qualquer projeto, portanto, certifiquemo-nos de alocar tempo suficiente para esta atividade.

Adaptação do artigo de Gro Overn Mansford, gestora de projetos na Multiconsult em Oslo.